Etiske retningslinjer
Introduksjon
Canica Eiendom AS (“Canica Eiendom”) er forpliktet til å opprettholde en høy juridisk, etisk og moralsk standard. Formålet med disse etiske retningslinjene er å sikre at Canica Eiendom’s leverandører og forretningspartnere har en forretningspraksis som samsvarer med våre krav for ansvarlig og bærekraftig drift.
Vi baserer våre krav på internasjonale standarder som Menneskerettighetserklæringen, prinsippene i FNs Global Compact, gjeldende ILO-konvensjoner, OECDs retningslinjer, samt nasjonal lovgivning.
Canica Eiendom forventer at alle leverandører og relevante forretningspartnere implementerer hensiktsmessige og effektive rutiner og retningslinjer for å sikre overholdelse av disse etiske retningslinjene, samt alle relevante lover og forskrifter. Retningslinjene omfatter også leverandørens representanter på alle nivåer, herunder styremedlemmer, ansatte, innleid personell og andre som eventuelt representerer leverandøren. Leverandøren plikter også å videreføre tilsvarende krav til sine underleverandører.
1. Overholdelse av lover og regler
1.1 Overholdelse av lover og regler
Alle våre leverandører og relevante forretningspartnere må overholde gjeldende lover og forskrifter i landene de opererer i, gjennom hele leverandørkjeden. Dette inkluderer blant annet Påseplikten som innebærer at hovedleverandørene i byggebransjen skal påse at lønns- og arbeidsvilkår hos virksomhetens underleverandører er i overensstemmelse med gjeldende allmenngjøringsforskrifter.
1.2 Konfidensialitet
Enhver som opptrer på vegne av Canica Eiendom skal opprettholde taushetsplikt i forhold til alle forretningsforhold og andre situasjoner som kan gi utenforstående tilgang til konfidensiell informasjon.
1.3 General Data Protection Regulation (GDPR)
Leverandører og relevante forretningspartnere skal iverksette hensiktsmessige tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at eventuell behandling av personopplysninger som en del av kontraktsforholdet med Canica Eiendom er i samsvar med gjeldende personvernlovgivning. Slik informasjon kan omfatte informasjon om sikkerhet, enkeltpersoner, kommersielle, tekniske eller kontraktsmessige forhold, eller andre typer informasjon som er beskyttet av loven.
1.4 Markedsmisbruk
Markedsmisbruksforordningen (MAR) inneholder sentrale regler om markedsatferd på verdipapirmarkedet. Dette omfatter blant annet forbud mot innsidehandel og markedsmanipulasjon samt regler om behandling av innsideinformasjon. Dersom noen mottar eller besitter innsideinformasjon i forbindelse med sin relasjon til Canica Eiendom, forventes de å overholde gjeldende regelverk.
2. Forretningsetikk
2.1 Interessekonflikt
Leverandører og forretningspartnere som opptrer på vegne av Canica Eiendom skal ikke ta del i, eller søke å påvirke, en beslutning som kan gi opphav til en faktisk eller oppfattet interessekonflikt. Dersom man blir oppmerksom på en potensiell interessekonflikt skal Canica Eiendom varsles umiddelbart.
2.2 Korrupsjon
Korrupsjon i alle former, inkludert, men ikke begrenset til, bestikkelser, utpressing eller favorisering, er strengt forbudt. Korrupsjon er definert som å kreve, motta eller akseptere, for seg selv eller for andre personer, et tilbud om en utilbørlig fordel i forbindelse med en stilling, et verv eller et oppdrag. En utilbørlig fordel kan inkludere, men er ikke begrenset til, kontanter, gaver, kostnadsdekning, rabatter, betaling av reise- eller boutgifter, tjenester, deltakelse på sosiale arrangementer, etc.
Canica Eiendom forbyr noen å kreve, motta eller akseptere et tilbud om en utilbørlig fordel i forbindelse med sin stilling eller engasjement. Det samme gjelder også å love, tilby eller gi noen en utilbørlig fordel, eller be om eller akseptere det samme, dersom formålet er å søke å påvirke noen andre i deres stilling, engasjement eller oppgave. Å hjelpe eller støtte noen i slike aktiviteter er også forbudt.
2.2.1 Gaver, bevertning og andre høflighetsgester
Gaver, bevertning og andre høflighetsgester kan kun tilbys i henhold til et klart kommersielt og forretningsmessig grunnlag. Tilknyttede kostnader skal holdes innenfor rimelige rammer. Gaver, bevertning eller andre høflighetsgester skal aldri tilbys, gis eller aksepteres i forbindelse med anskaffelsesprosesser og kontraktsforhandlinger.
2.3 Sanksjoner
Leverandører og forretningspartnere skal ikke drive forretninger med et sanksjonert land, en gruppe, en organisasjon eller en enkeltperson, og skal utføre nødvendig due diligence ved valg av påfølgende underleverandører for å sikre dette.
2.5 Rettferdig konkurranse
Leverandører og forretningspartnere skal ikke forårsake eller være en del av noen form for avtale, aktivitet eller ordning som har til formål eller virkning å hindre, innskrenke eller påvirke en rettferdig konkurranse. Dette inkluderer, men er ikke begrenset til, ulovlig samarbeid om prising, ulovlig markedssamarbeid eller annen atferd som medfører brudd på konkurranselovgivningen.
2.4 Hvitvasking og økonomisk kriminalitet
Hvitvasking er handlinger som på ulike måter bidrar til å sikre utbyttet fra straffbare handlinger ved å skjule hvor det blir av eller hvem som har rådigheten over det, eller som tilslører inntekter eller eiendelers ulovlige opphav. Slik handling er forbudt.
Leverandører og forretningspartnere skal jobbe for å forebygge, oppdage og avhjelpe økonomisk kriminalitet, inkludert, men ikke begrenset til, utpressing, hvitvasking, terrorfinansiering og svindel.
3. Arbeidsstandarder og menneskerettigheter
3.1 Selskapsgjennomgang (due diligence)
Leverandører og forretningspartnere skal gjennomføre en due diligence i tråd med FNs veiledende prinsipper for menneskerettigheter, ILO-konvensjonene og OECDs retningslinjer, for å sikre overholdelse av relevante arbeidsstandarder og menneskerettigheter.
Canica Eiendom kan kreve dokumentasjon på hvordan våre leverandører og forretningspartnere håndterer faktiske og potensielle negative påvirkninger som identifiseres i deres due diligence, innenfor grensene av gjeldende regelverk. Dette inkluderer også informasjon om deres underleverandørers tilnærming til og resultatene av due diligence prosessen.
3.2 Barnearbeid og unge arbeidere
Bruk av barnearbeid er strengt forbudt. Våre leverandører og forretningspartnere skal ikke ansette arbeidere under 15 år eller annen høyere minstealder som følger av nasjonal lovgivning. Hvis leverandøren benytter unge arbeidere yngre enn 18 år, skal leverandøren kunne dokumentere at unge arbeidere ikke utfører farlig arbeid, tungt arbeid eller jobber nattskift.
3.3 Likestilling
Leverandører og forretningspartnere skal fremme likestilling i ansettelsesforhold og skal ha nulltoleranse for direkte og indirekte diskriminering basert på etnisk tilhørighet, religion, alder, uførhet, kjønn, seksuell legning, fagforeningsmedlemskap eller politisk tilhørighet, samt forhindre oppsigelse på usaklig grunnlag.
3.4 Arbeidstakers rettigheter
Leverandører og forretningspartnere skal sørge for at alle ansatte har en skriftlig arbeidsavtale, på det lokale språket, som fastsetter ansettelsesvilkårene. Arbeidsgiver har et ansvar for å sikre at alle ansatte er klar over sine juridiske rettigheter og plikter. Lønn skal betales regelmessig, i tide, og gjenspeile den ansattes kvalifikasjoner, kompetanse og ytelse. Arbeidstid og krav til permisjon og sykefravær skal følge lokal lovgivning.
4. Helse og sikkerhet
Leverandører og forretningspartnere skal jobbe aktivt for å sikre et sunt, trygt og sikkert arbeidsmiljø. Det skal iverksettes tilstrekkelige tiltak for å forhindre ulykker, brann og skader som oppstår som følge av arbeidet og minimere årsakene til farer iboende i arbeidsmiljøet, herunder tegne lovpålagte forsikringer.
Leverandøren skal tilby regelmessig opplæring for å sikre at arbeidstaker har tilfredsstillende kompetanse knyttet til helse- og sikkerhetsspørsmål. Ved behov skal arbeidstaker bli utstyrt med hensiktsmessig personlig sikkerhetsutstyr og læres opp i bruken av dette.
5. Klima og miljø
Leverandører og forretningspartnere skal jobbe aktivt for å kontinuerlig forbedre og minimere negative påvirkninger på miljøet gjennom hele leverandørkjeden. Leverandører og forretningspartnere skal arbeide for å oppnå energieffektivitet, minimere avfall og skadelige utslipp, samt utvise samfunnsansvar i valg av materialer og ved naturinngrep.
Leverandører og forretningspartnere skal overholde nasjonale og internasjonale lover og miljøstandarder. Det skal etableres tiltak og styringsdokumenter som forhindrer ulovlig eller uetisk drift. Leverandøren må gjennomføre tilstrekkelig due diligence ved valg av underleverandører eller materialer for å sikre etterlevelse av nasjonale og internasjonale lover, ivareta en ansvarlig miljøpolicy og etter beste evne minimere negative klima og miljøbelastning. Leverandører og forretningspartnere skal bidra til utvikling, benytte og fremme klimavennlige og sirkulære løsninger der dette er mulig.
6. Kontroll og overvåking
6.1 Policyer og prosedyrer
For å tilfredsstille og opprettholde Canica Eiendom’s etiske retningslinjer, samt relevante lover og forskrifter, er det viktig at våre leverandører og forretningspartnere har nødvendige retningslinjer og styringssystemer på plass. Vi forventer at våre leverandører og forretningspartner tar nødvendige grep for å etterleve kravene i disse etiske retningslinjene i sin daglige drift, gjennom hele leverandørkjeden.
6.2 Åpenhet
Vi forventer at våre leverandører og forretningspartnere er transparente og at eventuelle brudd på disse etiske retningslinjene rapporteres til Canica Eiendom umiddelbart. Ved et eventuelt brudd på de etiske retningslinjene må leverandøren eller forretningspartneren presentere en plan for hvordan arbeidet igjen skal komme i overensstemmelse med retningslinjene.
6.3 Overvåking
Leverandører og forretningspartnere skal periodisk og systematisk gjennomgå hvordan egen virksomhet samsvarer med kravene i disse etiske retningslinjene. Leverandøren skal på forespørsel informere Canica Eiendom om alle underliggende underleverandører (fra råvare til sluttprodukt), inkludert produksjonssteder. Relevant dokumentasjon skal kunne fremvises på oppfordring.
6.4 Revisjonsrettigheter
Canica Eiendom forbeholder seg retten til å gjennomføre forhåndsanmeldte eller uanmeldte kontroller ved leverandørens virksomhets- og produksjonssteder og/eller underleverandør, i hele perioden leverandøren eller forretningspartneren står i et bindende avtaleforhold med Canica Eiendom. Ved en kontroll plikter leverandøren å oppgi navn og kontaktopplysninger på eventuelle underleverandører.
Canica Eiendom kan også utpeke en uavhengig tredjepart til å gjennomføre revisjoner for å evaluere overholdelse av disse etiske retningslinjene. Ved en eventuell revisjon krever vi ubegrenset tilgang til alle dokumenter, lokaler og ansatte.
6.5 Konsekvenser ved brudd på retningslinjene
Canica Eiendom forbeholder seg retten til å si opp kontrakten med leverandøren eller forretningspartneren ved vesentlige brudd på forpliktelsene beskrevet i disse retningslinjene, samt underliggende konvensjoner og erklæringer. Canica Eiendom kan også kreve kompensasjon eller utbedring av forhold for berørte personer. Ethvert brudd på relevante lover og forskrifter kan føre til rapportering til relevante myndigheter.
7. Varsling
Leverandører og forretningspartnere skal sikre at deres ansatte, underleverandører og andre tredjeparter har mulighet til å rapportere bekymringer eller potensielle brudd på kravene fastsatt i disse etiske retningslinjene, samt relevante lover og forskrifter. Slik rapportering skal være mulig uten frykt for represalier eller gjengjeldelse.
Alle rapporterte bekymringer skal motta en rettferdig og grundig undersøkelse utført med relevant intern og/eller ekstern bistand. Canica Eiendom skal varsles om eventuelle rapporterte bekymringer tilknyttet kontrakter med Canica Eiendom. Canica Eiendom forbeholder seg retten til å be om tilgang til nødvendig dokumentasjon knyttet til en slik undersøkelse. Leverandøren skal ha nødvendige varslingsrutiner, retningslinjer og systemer på plass og muliggjøre anonym rapportering av urettferdig behandling og/eller andre klager.
Rapportering og varsling kan sendes til post@canica.no.